Deswegen steht man als Veranstalter mit einem Bein im Knast

Der Preis ist heiß – oder auch die Mutter aller Fragen: „Was kostet es?“
10. Januar 2017
Die Umsatzsteuerpflicht für Künstler – Irrsinn und Irrglaube
23. Januar 2017

Als Veranstalter hat man Pflichten. Nicht nur gegenüber der eigenen Kasse, sondern auch u.a. Sorgfaltspflichten für seine Gäste, Künstler und Helfer. Letztendlich haftet in vielen Fällen immer der Veranstalter, auch wenn man selbst der Meinung war, dem wäre nicht so.

 

Dies gilt für jeden Veranstalter, egal ob dieser eine Veranstaltung hauptberuflich oder „nur“ als Hobby durchführt. Doch viele Diskussionen oder auch Gerichtsverfahren können schon im Vorfeld verhindert werden, wenn man bei der Planung einer Veranstaltung neben der aktuellen Gesetzeslage auch einige Dinge beherzigt. Folgende Dinge sollte ein Veranstalter stets im Auge behalten:

 

  1. Die richtige Haftpflichtversicherung. Viele Veranstalter haben nicht mal eine abgeschlossen, weil sie meinen dies wäre schon über die private Haftpflicht gedeckelt. Dies ist aber in der Regel nicht so. Eine private Haftpflicht übernimmt wie der Name schon erahnen lässt nur Schäden die im privaten Bereich entstanden sind. Für Veranstaltungen gibt es bei den Versicherern daher spezielle Veranstalter-Haftpflichtversicherungen. Diese sind sogar meist als sogenannte Tagesversicherungen für „kleines“ Geld zu bekommen und können im Ernstfall viele Kosten, die man sonst aus eigener Tasche hätte zahlen müssen, vermeiden. Wichtig ist hierbei: Achtet darauf das die Versicherung auch alle Mietschäden abdeckt. Insbesondere an überlassenem Material, dass ihr z.B. vom Getränkeverleiher, dem Technikdienstleister oder dem Caterer für die Veranstaltung angemietet habt. Erkundigt euch bei eurem Versicherer. Er wird euch sicher bestens beraten.

 

  1. Genug Personal. In Zeiten wo man in Vereinen mit Mitgliederschwund zu kämpfen hat sind meist auch die Helfer rar. Aber auch kommerzielle Veranstalter sparen gern beim Personal, um so vermeintlich unnötige Kosten zu vermeiden. Grad für die Kasse ist nicht nur während der Haupteinlasszeit für genügend Wechselgeld zu sorgen (auch dies wird nicht selten vergessen) sondern auch für eine gute Auslastung. Denn je schneller der Gast im Saal ist, desto mehr kann er dann verzehren. Vorausgesetzt man hat auch im Service genug Personal. Nichts sorgt an den Plätzen mehr für Unmut als ewig aufs Getränk warten zu müssen.

 

  1. Passendes Licht für die Theken, Stände und Kassen. In der Regel verlangen die Künstler und Musiker, dass in der Halle (Zelt) die Beleuchtung ausgeschaltet wird. Eine grelle Neonbeleuchtung über den Gästen erinnert doch eher an die Werkshalle und Arbeit und lädt somit nicht zum Feiern ein. Hier kann man durch dezente (gedimmte) Beleuchtung ganz einfach für eine Wohlfühlatmosphäre sorgen. Diese sorgt nicht nur für eine verbesserte Spielsituation auf der Bühne, sondern auch für bessere Stimmung im Publikum. Für die Mitarbeiter ist es aber eher kontraproduktiv. An der Kasse sieht man das Wechselgeld nicht richtig, der Kellner übersieht hinter der Theke den Leergutkasten…. Also bitte hier für eine gute Ausleuchtung sorgen, währen an anderer Stelle eher die Beleuchtung stimmiger sein sollte.

 

  1. Getränke und Essensmarken für die Künstler/Musiker vorbereiten. In der Regel haben die Künstler in ihren Verträgen eine Bewirtungs-Klausel mit drin, die es ihnen erlaubt auf der Veranstaltung in einem gewissen Rahmen kostenlos etwas zu essen und zu trinken. Damit es hier nicht zu unnötigen Diskussionen mit dem Servicepersonal kommt, ist es sinnvoll im Vorfeld schon mal die passenden Verzehrgutscheine vorzubereiten um diese dann dem Künstler bei seinem Eintreffen zu überreichen.

 

  1. Essen und Getränke für die Techniker /Crew. Diejenigen die auf einer Veranstaltung meist als erstes kommen und zuletzt gehen sind die Mitarbeiter für Auf- & Abbau. Da erfahrungsgemäß das Servicepersonal nicht beim Aufbau anwesend ist, wäre es sinnvoll hierfür ein Kontingent an SB-Getränken/Speisen (Flaschengetränke, Thermoskannen mit Kaffee und Tee, Schnittchen etc.) für den Auf- & Abbau bereitzuhalten. Das Team wird es ihnen danken und motivierter sein.

 

  1. Frühzeitig mit dem Verleiher über die örtlichen Gegebenheiten sprechen. Viele Dinge sind auch bei der technischen Planung zu beachten. Sind genug Packhelfer da? Einige Dienstleister treffen gern auch Agreements für ihre Veranstaltung was das Anliefern von Material angeht um hier Kosten auf beiden Seiten zu sparen. Wie viel Strom und Platz wird wo benötigt? Wo sind die Stromanschlüsse, wo legt man die Kabelwege her? Wo steht die Technik? …um nur einige Fragen in diesem Zusammenhang zu nennen.

 

  1. Parkplätze für Technik und Künstler in unmittelbarer Nähe reservieren. Auch wenn es toll ist, dass Oma Erna oder der Bürgermeister nicht weit vom Auto zum Saal laufen müssen, so ist das hingegen für die Technikcrew oder dem anreisenden Künstler ganz anders, denn es gibt meist viel zu transportieren. Einige Künstler sind eventuell eh nur für einen einzelnen Auftritt gebucht und daher eher Kurzparker. Aber nichts ist ärgerlicher als sein gesamtes Equipment durch den strömenden Regen über 1km weit zum Saal zu tragen, weil es keine direkten Haltemöglichkeiten am Saal gibt.

 

  1. Ein ebenfalls selten beachtetes Thema ist der Schallschutz. PA-Anlagen können Pegel erzeugen, die zu Gehörschädigungen der Anwesenden führen können. Auch hier gehört es nach herrschender Rechtsprechung zu den Verkehrssicherungspflichten des Veranstalters, den Pegel gemäß DIN 15 905 Teil 5 laufend zu messen und bei Überschreiten der dort festgelegten Grenzwerte den Pegel zu reduzieren, ggf. sogar die Veranstaltung abzubrechen. Egal was der Künstler oder die Band wünscht (Ich hör mich nicht, zu leise etc.), die Haftung für Personenschäden übernimmt bei nicht Beachtung immer der Veranstalter.

 

Dies sind nur einige Punkte die es zu beachten gilt. Die Planung einer Veranstaltung kann mitunter aber durchaus komplexer sein (z.B. das Thema Sicherheitskonzepte). Sofern man als Veranstalter hier nichts riskieren will sollte man, sofern man selbst an seine Grenzen stößt, sich professionelle Hilfe holen, auch wenn diese dann mehr kostet. Viel teurer wird es, wenn man eben sämtliche Warnungen außer Acht lässt und es zu Unfällen oder Schlimmeren auf der Veranstaltung kommt.

 

In diesem Sinne hoffe ich, dass ihr als Veranstalter diese Dinge bisher eh beherzigt habt oder spätestens ab jetzt so umsetzt.
Marcus Magnus

Schreibe einen Kommentar

Deine E-Mail-Adresse wird nicht veröffentlicht. Erforderliche Felder sind mit * markiert.